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Im Laufe der letzten 30 Jahre hatten wir das Glück, Tausenden von Kunden zu helfen, und es gibt eine Frage, die uns Kunden oft stellen: “Warum sollten wir Output Management einsetzen, wenn wir ähnliche Möglichkeiten in unserem ERP haben?”
Es gibt einige generische und einige kundenspezifische Antworten auf diese Frage aber insgesamt empfehlen wir den Kunden immer, die Ausgabe von ihren ERP(s) zu trennen.
Die meisten ERPs verfügen heute über Fähigkeiten, die es ihnen ermöglichen, Standardausgaben zu liefern. Wir arbeiten zum Beispiel mit mehr als 10 ERP-Anbietern zusammen, weil diese mit den Marktanforderungen nicht mithalten konnten. Aufgrund neuer Technologien, Digitalisierung und Globalisierung wird dies in den kommenden Jahren noch weiter zunehmen. Auch die Anbieter haben die Zeichen der Zeit erkannt.
Lassen Sie mich also versuchen zu beantworten, warum Kunden das Output-Management nutzen und nicht die Ausgabe im ERP aufbauen sollten.
Die Ausgabefunktionalität Ihres ERP ist darauf ausgelegt, die Ausgabeanforderungen des ERP zu erfüllen. Einige ERPs haben sogar eine versionsabhängige Ausgabe! Genau aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, die Ausgabe vom ERP zu trennen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie Ihre Ausgabe bei einem Upgrade neu erstellen oder ändern müssen.
Berichte zeigen, dass Unternehmen im Durchschnitt alle 7-10 Jahre ihr ERP-System wechseln, einige „Experten“ empfehlen, es früher zu tun, die Realität ist, dass einige Kunden viel länger beim gleichen ERP-System bleiben. Weil es die Arbeit erledigt und ein Wechsel sehr teuer ist. Einige ändern ihr ERP, weil das alte ERP nicht mehr funktioniert, Unternehmensentscheidungen, Diversifizierung, Cloud, fehlendes Know-how, andere bleiben einfach beim alten ERP, solange es unterstützt wird, und es gibt viele andere Gründe.
Unabhängig davon, aus welchem Grund der Zeitpunkt gekommen ist, ist der Projektteil, alle Ihre ERP-spezifischen Formulare, Etiketten, E-Mails, PDFs usw. neu erstellen zu müssen, eine Herausforderung. Viele wissen nicht einmal, warum die Dinge so sind, wie sie sind, oder erinnern sich nicht daran. Viel Dinge bereiten Kopfschmerzen, wie zu erkennen, welche Dokumente verwendet werden, warum sie so aussehen, wie sie aussehen, Kunden-/Lieferantenänderungen, Abhängigkeiten usw…. Allein das Dokumentieren dieser Dinge kann sehr zeitaufwendig und manchmal sogar unmöglich sein. Das Ergebnis ist ein „Go-Live“, bei dem Sie Probleme im Zusammenhang mit undokumentierten Szenarien bekämpfen müssen.
Kunden, die heute zu uns kommen, haben zwischen zehn und mehreren hundert Designs. Wenn wir mit InterForm arbeiten, reduzieren wir normalerweise diese Anzahl, aber stellen Sie sich vor, Sie müssten einen ERP-Berater bezahlen, um alles wiederholen! Nicht zu vergessen, dass die meisten ERP-Berater, die wir kennen, überhaupt keine Lust haben, Berichte/Ausgaben zu erstellen. Dinge, die Sie nicht mögen, machen.
Nicht zu vergessen sind all die Tests, die Sie anschließend durchführen müssen, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben, Workflow-Routinen, Drucker usw. Ihren Wünschen entsprechen. Das ist leicht wochenlange Arbeit, die Sie „jedes Mal“ abonnieren, wenn Sie Ihr ERP ändern.
Das nächste Argument ist, dass Ihr ERP darauf ausgelegt ist, seine eigenen Daten zu verwalten, wenn es um die Ausgabe geht. Seit einigen Jahren geht der Trend dahin, einen Standardkern beizubehalten, der von einer Reihe von Best-of-Breed-Anwendungen unterstützt wird, die die allgemeinen Geschäftsanforderungen erfüllen. Output-Management ist das Beste seiner Art, und wenn Sie es in Ihre Infrastruktur integrieren, können Sie genau den Output zusammenstellen, den Sie benötigen.
Wenn Sie ein Upgrade auf ein Cloud-basiertes ERP in Betracht ziehen, denken Sie daran, mit Ihrem Lieferanten zu besprechen, wie das Drucken verwaltet wird. Sie werden bald erfahren, dass dies ein Bereich ist, in dem es an Fachwissen mangelt.
Sie können argumentieren, wenn Sie sich vor Ort für das Output-Management entschieden haben, warum sollten Sie das ändern, wenn Sie in die Cloud gehen? Sie würden und sollten es nicht tun. Das Drucken aus der Cloud ist ein weitaus komplexerer Prozess, der die Bedeutung eines Tools unterstreicht, das agil und für die Verarbeitung der Ausgabe ausgelegt ist.
ERPs sind so konzipiert, dass sie den gängigsten Anforderungen in Bezug auf Ausgabeformate gerecht werden. Z.B. die Bereitstellung einer beliebigen Ausgabe als PDF mit Treibern, die diese für den Druck verarbeiten. Ein schneller Weg, um sehr begrenzte Ausgabemöglichkeiten bereitzustellen.
Es gibt jedoch viel mehr Formate, je nachdem, welchen Markt und welche Branche Sie bedienen. Funktionalitäten wie Etikettendruck, RFID-Druck, Barcodes, PDF/A, Elektronisches Signieren, XML, E-Invoicing (ZUGFeRD, Peppol und viele weitere), FTP, Grafiken und vieles mehr…
InterForm Output Management investiert in die Unterstützung neuer Formate und neuer Branchenanforderungen, denn das ist es, was wir tun. Funktionalität, die Ihr ERP-Anbieter nicht unbedingt in dem von Ihnen gewünschten Tempo übernehmen wird.
Um Lieferketten zu optimieren, werden Industriestandards zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Kunden und Lieferanten eingeführt. Ein vollständiger Satz von Richtlinien für die Zusammenarbeit einschließlich einer Beschreibung, wie Dokumente, Etiketten, Versanddokumente, Rechnungen usw. aussehen sollten.
Die Erstellung und die Pflege von Branchenvorlagen einschließlich Kundenvarianten ist sehr schwierig und zeitaufwändig. In den meisten Fällen bleiben Sie bei einer ERP-Änderung innerhalb der gleichen Branche, daher ist es sehr sinnvoll, alle Ihre Inhalte getrennt zu haben, damit Sie nicht alles neu aufbauen müssen.
Unsere Empfehlung lautet, dass Sie, sobald Sie Änderungen an der ERP-Standardausgabe haben, ein Output-Management-Tool aktivieren sollten.
WARUM? Weil eine solche Änderung für Ihr Unternehmen wichtig ist und wenn Sie diese in Ihrem ERP anwenden, bleibt diese Logik beim ERP und ist nur so lange verfügbar, wie Sie bei ihm bleiben.
Mit InterForm Output Management erhalten Sie ein Werkzeug, das keine Programmierung erfordert. Mit einem WYSIWYG-Designtool sind Sie in der Lage, neue Designs selbst zu bearbeiten oder zu erstellen, ohne einen Programmierer hinzuzuziehen! Designs werden mit nur wenigen Klicks oder durch Ziehen Ihrer Daten an eine neue Position aktualisiert – einfach und unkompliziert.
All dies steht im Gegensatz dazu, dass die meisten ERP-Berater viel Zeit damit verbringen müssen, Dokumententwürfe zu kodieren und Änderungen hochzuladen, bevor sie das Ergebnis sehen können. Das kostet viel Zeit und eine Menge Geld. Und das alles, obwohl die meisten Lösungen Standardausgabefunktionen bieten!
Durch die Trennung Ihres Outputs vom ERP bleibt die Art und Weise, wie Sie Ihren Output gestalten, identisch, unabhängig davon, welches ERP Sie verwenden, und Ihr Output und das gesamte Know-how bleiben auch bei einem ERP-Wechsel erhalten!
Sie haben jetzt viele Argumente für die Einführung von Output-Management bekommen, und vielleicht haben Sie noch ein paar Fragen oder möchten eine kostenlose Demo sehen? Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Hey there, thank you for reading my posts. I write about output management. In fact, I have done it for 15 years and I love it. With that said, I like to share what I learn. Through the years I have had many roles - presales, sales, marketing, and today I am now CEO and owner of InterForm with the same learning mentality. I am very interested in topics involving new trends, what is going on out there, and how we can help customers solve challenges. My true passion is helping and inspiring customers. I like to be inspired by others so please reach out to me if you have something to share. Peter
